Trots den nya tillfälliga lagen för föreningsstämmor med anledning av coronakrisen anser 8 av 10 bostadsrättsföreningar att det blir svårt att få till stämman på ett bra sätt. Att genomföra stämman digitalt är ett alternativ men innebär utmaningar. Det bör vara en flexibilitet utifrån varje förenings förutsättningar och behov, enligt förvaltaren Nabo.
Bostadsrättsförvaltaren Nabo har genomfört en undersökning bland sina kunder om hur bostadsrättsföreningar påverkas av coronakrisen. Drygt 500 föreningar svarade på undersökningen.
Att genomföra årsstämman har blivit problematiskt på grund av coronakrisen. För de allra flesta bostadsrättsföreningar innebär dock inte restriktionerna något större problem, eftersom det är ovanligt med fler än 50 personer på stämman och då både poströstning liksom enklare regler för ombud numera gäller för medlemmarna. 76 procent av Sveriges bostadsrättsföreningar består av 50 eller färre lägenheter.
− Vi ser ett stort behov från föreningarna att få hjälp med årsstämman under dessa speciella tider. I grunden handlar det om att minimera fysiskt deltagande och ändå genomföra stämman på ett korrekt och praktiskt genomförbart sätt för alla medlemmar, säger Daniel Larsson, VD för Nabo.
Den 15 april antog regeringen en tillfällig lag i syfte att underlätta för föreningar att genomföra stämman trots förbudet mot sammankomster med fler än 50 personer samt för att kunna följa övriga rekommendationer på grund av smittan. Lagen gör det möjligt att anlita ombud och att poströsta. Utöver dessa alternativ kan styrelsen korta ner stämman och endast ta de obligatoriska beslut som krävs, och stämman kan sedan ge styrelsen i uppdrag att kalla till extrastämma för behandling av mer komplicerade frågor vid ett senare tillfälle.
Men trots den nya lagen uppger 8 av 10 bostadsrättsföreningar svårigheter med att få till stämman på ett bra sätt på grund av coronaviruset. Och nästan hälften saknar en konkret plan för hur stämman ska genomföras.
Flexibilitet rekommenderas – digitalt innebär svårigheter för många
Föreningar har olika förutsättningar att anordna stämman under denna speciella tid och därför finns ingen ensidig lösning som passar alla. Faktorer som påverkar är hur många personer som normalt kommer på stämman, hur många personer i riskgruppen det är i föreningen, komplexiteten i besluten som ska fattas samt hur digitalt sofistikerade medlemmarna i föreningen är.
Själva stämman måste fortfarande genomföras på en fysisk plats där den eventuella digitala sändningen sker. Konceptet må kännas smidigt men är obeprövat och innebär utmaningar, vilket återspeglar sig i att endast en femtedel av bostadsrättsföreningarna uppger att de kommer att möjliggöra detta för medlemmarna.
− En del föreningar som har en god etablerad digital infrastruktur och inte har så mycket äldre medlemmar eller där dessa medlemmar kan tekniken, kan mycket väl genomföra stämman via videolänk. Men tekniskt strul är ingen immun mot och kan skapa missförstånd och frustration, så det kräver en professionell aktör som är ansvarig för tekniken. Att sköta rösträkning genom video och moderera stämman digitalt med många deltagare är också en stor utmaning, fortsätter Daniel Larsson.
Hybrid-stämmor passar de flesta bostadsrättsföreningar
Om föreningen inte har goda förutsättningar att genomföra stämman digitalt så bör man i första hand skjuta upp den fysiska stämman för i mesta möjliga mån bidra till Folkhälsomyndighetens strategi om att ”plana ut kurvan”. En dryg tredjedel av bostadsrättsföreningarna har eller överväger att senarelägga stämman. Detta är dock sannolikt även på grund av att man inte är säker på hur stämman ska genomföras. En dryg tredjedel kommer genomföra stämman på tidigare utsatt datum och resterande diskuterar saken.
För genomförandet av en fysisk stämma så gäller maximalt 50 personer på plats – vilket dock inte är något större problem för de flesta föreningar – liksom att säkerställa adekvat avstånd mellan deltagarna som ska vara minst två meter. Av bostadsrättsföreningarnas åtgärder för genomförande av stämman är att hålla den utomhus klart vanligast. Drygt hälften av föreningarna uppger att de planerar eller överväger att hålla stämman utomhus, mer än dubbelt så många som ämnar genomföra stämman digitalt.
− Vad gäller fysisk stämma så rekommenderar vi att skjuta på den så långt som det är möjligt men senast 30 juni som är deadline. Även om 50 personer är max så bör man försöka hålla nere antalet till ett minimum. En stämma utomhus gör det enklare att hålla avståndet, alternativt att använda en större lokal. Tydlig kommunikation med medlemmarna och att göra det enkelt att poströsta liksom ha ombud är även centralt, säger Daniel Larsson, VD för Nabo.
En fjärdedel av föreningarna kommer underlätta för medlemmar att använda ombud. Genom den nya lagen kan man anlita vilket ombud man vill − personen behöver inte vara bosatt i huset − och flera medlemmar får även anlita samma ombud. Detta innebär möjligheter för exempelvis ett trapphus att gå ihop och tillsammans skicka ett ombud, som dock måste säkerställa sin plats på stämman i förväg på grund av eventuell platsbrist.
15 procent av föreningarna avser att använda poströstning, som möjliggör för medlemmar att kunna utöva sin rösträtt utan att delta. Detta lämpar sig främst för konkreta frågor och förslag på dagordningen som medlemmarna kan rösta ja eller nej till, medan större frågor och motioner är bäst att flytta till en extrastämma senare under året.
Vissa medlemmar kommer att föredra poströstning, och större föreningar som inte genomför en digital stämma måste få en stor del av sina medlemmar att poströsta eftersom maximalt 50 personer på plats gäller. Föreningar bör också göra det möjligt för medlemmar att kunna ställa frågor på förhand så att röstningen underlättas, exempelvis via epost eller telefontider då styrelsen är tillgänglig. Poströstning kan göras tämligen enkelt genom att tillgängliggöra all information digitalt där man loggar in med BankID, får tillgång till kallelse och årsredovisning samt röstar digitalt. Röstningen kan även hanteras via epost, så länge styrelsen är säker på avsändaren.
Det finns även en ny lagrådsremiss med förslaget att föreningar ska kunna genomföra stämman utan någon fysisk närvaro alls, antingen digitalt i kombination med poströstning eller endast genom poströstning. Om den nya tillfälliga lagen antas så föreslås den att träda i kraft den 1 juni.
Fakta om undersökningen bland bostadsrättsföreningar om coronakrisen och årsstämmor:
- 84 procent upplever utmaningar med att få till stämman på ett bra sätt
- 53 procent har en plan för genomförande av stämman medan 47 procent inte har en plan
- 55 procent planerar hålla stämman utomhus
- 26 procent kommer underlätta för medlemmar att använda ombud
- 21 procent kommer möjliggöra deltagande digitalt/via videolänk
- 15 procent kommer möjliggöra poströstning
- 6 procent gör ingen åtgärd utan genomför stämman som vanligt
- Undersökningen genomfördes i mitten av april och 500 föreningar svarade