I samband med pandemiutbrottet förra våren introducerades många bostadsrättsägare till digitala stämmor. Ett år har gått och nu är det dags igen. Men vad har det senaste året lärt oss och vad ska styrelsen egentligen tänka på när de planerar och utför en digital stämma? Therese af Jochnick, Head of Legal på SBC, ger nu sina bästa tips på hur föreningen lyckas med den digitala stämman.
I fjol stiftades en ny tillfällig lag som gör det möjligt för bostadsrättsföreningar att anordna digitala
stämmor i syfte att minska smittspridningen. Eftersom digitala stämmor är något helt nytt och kräver
en annan typ av planering och utförande än en traditionell fysisk stämma är det mycket att tänka på för
att lyckas. Vilken typ av stämma passar bäst för föreningen och dess medlemmar? Hur ser styrelsen till
att alla medlemmar har samma förutsättningar för att utöva sina medlemsrättigheter? Vilka verktyg
behöver medlemmarna för att kunna delta? Detta är bara några av alla de frågor som är viktiga för
styrelsen att reda ut inför stämman.
– Lagen som trädde i kraft i fjol är ett utmärkt sätt att, trots den situation som vi befinner oss i, kunna
ta alla de viktiga beslut som krävs i en bostadsrättsförening. Den ger också möjlighet att alla
medlemmar kan fortsätta att utnyttja sina medlemsrättigheter, vilket är en viktig och grundläggande
del i en välfungerande förening. Eftersom det digitala arbetssättet är nytt för såväl medlemmar som
styrelse är det av stor vikt att planera stämman väl men också informera samtliga medlemmar om allt
praktiskt i god tid inför stämman, säger Therese af Jochnick, Head of Legal på SBC.
1. Välj rätt form av stämma för din förening
Tack vare den tillfälliga lagen är det i dag möjligt att välja mellan ett flertal olika typer av stämmor.
Innan pandemin fanns endast en typ av stämma, den fysiska. I dag finns det dock en uppsjö av olika
varianter. Allt från hybridstämma i vilken en fysisk stämma kombineras med en digital till en
poströstningsstämma eller digital stämma kombinerat med poströstning. Detta kan leda till en viss
beslutsångest hos styrelsen som tar beslutet om vilken typ av stämma som ska hållas.
För att styrelsen ska kunna ta ett välgrundat beslut är det viktigt att analysera vilka behov som finns
bland föreningens medlemmar. Hur vana är medlemmarna vid teknik? Har alla tillgång till dator eller
BankID som krävs för en digital stämma? Detta är bara några exempel på frågor som bör analyseras. Till
detta arbete kan det vara bra att ta hjälp av en erfaren stämordförande som kan guida styrelsen i rätt
riktning.
2. Planera
Vid en digital stämma med poströstning eller en poströstningsstämma finns inte samma möjlighet till
diskussion och debatt som vid en fysisk stämma. Även möjligheten till nomineringar eller förslag under
sittande möte begränsas. Det är därför viktigt att skapa samma förutsättningar för alla medlemmar så
att alla har chans att utöva sina medlemsrättigheter. Planering för vad som ska tas upp och avhandlas
under stämman är därför än viktigare än vid en fysisk stämma.
Även här kan man som förening ta hjälp av experter. SBC har utformat en process på hur föreningen
planerar och lägger fram alla förslag i förväg.
3. Informera
Förutom val av stämma och noggrann planering är information en viktig del av att lyckas med den
digitala stämman. Inför stämman är det som styrelse viktigt att informera medlemmarna om praktiska
saker som exempelvis vilken utrustning som krävs, hur man deltar, hur man får kallelsen och hur man
röstar. Eftersom de digitala stämmorna är något helt nytt är det extra viktigt att vara tydlig i
kommunikationen och informera om allt i god tid inför stämman.
SBC har tagit fram mallar och rutiner som styrelsen kan använda sig av och säkerställa att
medlemmarna får tillräckligt och rätt typ av information.