Företagens intresse för mer flexibla kontorslösningar växer i takt med att arbetsmarknaden blir rörligare och ny teknik utvecklas. Allt fler tittar på lösningar till så kallade aktivitetsbaserade kontor, men fortfarande är den vanligaste förändringen från egna rum till öppet kontor.

Det nya webbverktyget Forma kontoret hjälper företagen med analys, planering och genomförande av en kontorsflytt eller förändring. Här finns också råd om hur man kan gå till väga och vad som är viktigt att tänka på för en lyckad förändring.

– Det är nödvändigt att göra en kartläggning för att förstå vad organisationen behöver. Man måste också vara tydlig i informationen till medarbetarna och ha en dialog med de anställda. Har man fått vara med och påverka är man oftast mer positiv till förändringen, säger Aram Seddigh, doktorand vid Stressforskningsinstitutet, Stockholms universitet, som har medverkat i utvecklingen av Forma kontoret.

Trivsel och prestation påverkas

Det är känt att kontorets utformning påverkar medarbetares trivsel och förmåga att prestera. Kontoret sänder även signaler om företagets image och varumärke. Sara Hernäng som är seniorkonsult i hyresgästrådgivning på Sweco har sett att företagen börjat lägga fokus på de aspekterna när det kommer till val av kontorslösning.

– Fler företag börjar intressera sig för hur lokalernas utformning påverkar verksamheten och medarbetarnas prestationer. Dåligt planerade lokaler är begränsande. Exempel på imagefrågor när det gäller lokaler är: Vad vill man att kunder som besöker företaget ska tänka och känna? Går det att attrahera nya medarbetare genom lokalernas utformning?

Forma kontoret har utvecklats i samarbete med experter och bygger på aktuell forskning om kontorsfrågor och förändringsarbete. Tanken är att presentera ett verktyg som kan hjälpa företagen när de står inför en kontorsförändring.

– Men vi går absolut inte in och värderar vilken kontorstyp som fungerar bäst. Det är upp till var och en att komma fram till. Prevents uppgift är att hjälpa företag när det gäller arbetsmiljön och Forma kontoret förenar både den psykosociala och fysiska arbetsmiljön, säger Lisa Rönnbäck, projektledare på Prevent.

Swedbank tog tre år på sig

Att lyssna till andras erfarenheter kan vara en god hjälp. Swedbank som flyttade sitt huvudkontor till nya lokaler och införde ett aktivitetsbaserat arbetssätt berättar om sin resa i en film i webbverktyget. Förberedelserna för förändringen startade tre år före inflyttning.

– Jag skulle rekommendera de som ska göra samma resa att förbereda sig väl och lyssna på verksamheten som ska arbeta i huset. Inte springa på allt för snabbt och göra allt för stora förändringar. Jag tror att man kan göra väldigt mycket i den befintliga miljön man sitter genom att skapa en variation av arbetsplatser, säger Carina Tillman, ansvarig för aktivitetsbaserat arbetssätt hos Swedbank.

Här hittar du webbverktyget: www.prevent.se/formakontoret