Skype, Teams, Google Hangout, Zoom och andra lösningar för möten på distans gör det möjligt för medarbetare på många företag och organisationer att jobba hemifrån eller undvika resor nu när Coronaviruset påverkar allt mer. Effektivt menar vissa, slöseri på mötestid menar andra och enligt studien Svenskars möten 2019 finns det mycket som irriterar.

Teknikproblem är det som irriterar flest enligt Fredrik Bauer, initiativtagare till studien, och berättar om en respondent som menar att de lägger runt 10 minuter av varje möte på att alla deltagare ska komma in på mötet, få ordning på mikrofon, skärmdelning etc. innan de kommer igång med själva mötet.

Efter strulande teknik framträder tre tydliga områden som leder till stor irritation; Bakgrundsljud, Dåligt fokus och Bristande dialog.

Småljud blir gigantiska och stör alla

Snörvlingar, tuggummituggande, hundar som skäller, kaffemaskiner som låter – alla småljud fortplantas och blir gigantiska för övriga mötesdeltagare.

Enklaste knepet är att alla som inte pratar sätter sin mikrofon på mute säger Fredrik Bauer och fortsätter: I många program kan mötesledaren styra vem som ska höras men det handlar framförallt om mötesdisciplin och att alla tänker på vilka ljud som finns i deras närhet.

Multitasking ger dåligt fokus

Många upplever fortfarande att ett distansmöte är opersonligt enligt undersökningen och många mötesdeltagare gör annat under mötet eller blir lätt distraherade av något som händer i deras närhet. Det leder till att information behöver upprepas och mötet haltar på många sätt.

Genom att ha en tydlig agenda och syfte för mötet blir det lättare för alla att följa var i mötet ni befinner er och vilka frågor som diskuteras. Kan ni dessutom skicka ut regelrätt information innan mötet och på det sättet använda majoriteten av mötestiden till diskussion tvingas alla att vara aktiva under större del av mötet, tipsar Fredrik Bauer

Svårt med verklig dialog

Vi är vana vid att kunna läsa av varandras kroppsspråk och på det sättet se när en kollega vill säga något eller uppfatta när kollegorna är trötta på att lyssna på mig. Under ett möte på distans har många däremot svårt att veta vems tur det är att prata, irriterar sig på när folk pratar i mun på varandra och har svårt att tolka vad tystnad egentligen betyder.

Mötesledarens roll är ännu viktigare än i ett traditionellt möte. Hen måste tydliggöra vad som gäller för just detta möte, våga bryta av den som pratar för mycket och aktivt inkludera den som har svårare att göra sin röst hörd, menar Fredrik Bauer.

Stor potential för virtuella möten

Som framgår av diagrammet är andelen möten på distans hittills relativt få. Frågan är om Coronaviruset kan ge tekniken en knuff i rätt riktning och att vi lär oss att hantera de utmaningar som tekniken har med sig?

Fem nycklar till ett effektivt möte

Oavsett om ett möte genomförs med alla deltagare på samma plats eller på distans finns, enligt Svenskars möten 2019, fem nycklar till ett effektivt möte.

Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?

Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.

Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!

Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.

Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?

Fler tips och slutsatser från undersökningen finns på https://motesutveckling.se

Om studien

Svenskars möten 2019 genomfördes i början av 2019 genom en webbaserad enkät distribuerad via plattformen Cint. Via Cint kan svar samlas in från en mix av ett stort antal anslutna paneler vilket minskar risken för bias i svaren. De 519 svaren i undersökningen samlades in via 80 olika paneler med olika profil. Urvalskriteriet var heltidsanställda tjänstepersoner på arbetsplatser med minst 26 medarbetare. Urvalet är jämt fördelat mellan kvinnor (51 %) och män (49 %).​

The post Det irriterar oss mest på digitala möten – ökar i takt med Coronas spridning appeared first on Byggkontakt.

I HSB Göteborgs färska undersökning Framtidens Engagemang utforskas västsvenskarnas inställning till föreningslivet och engagemang. I undersökningen har de 500 deltagarna fått lista vad som stör dem i möten. Här är resultatet:

TOPPLISTA: DET STÖR VI OSS PÅ I MÖTEN

1. Brist på resultat
Möten som inte leder någon vart är den främsta källan till irritation. 45% stör sig på att sitta i möten som inte resulterar i något konkret.

2. Sena mötesdeltagare
Det ursäktande sms:et om att du är försenad lär inte falla i god jord. 40% irriterar sig på folk som inte kommer i tid till mötet.

3. Oklar agenda
Varför träffas vi? Går den frågan inte att besvara lär det skapa irritation. 39% stör sig på när mötet saknar tydligt syfte.

4. För långa möten
Håll span på klockan. 38% stör sig på när mötet drar ut på tiden.

5. Mobiltittande
Scrollar du i mötet? Det är nog inte särskilt populärt. 36% stör sig på folk som tittar på sin mobil under mötet.

6. Att bli avbruten
Minns du skolans handuppräckning? Ingen dålig idé, faktiskt. 31% stör sig nämligen på mötesdeltagare som avbryter andra talare.

7. Förseningar
Se till att mötet börjar i tid, om du vill undvika irriterade mötesdeltagare. 29% stör sig när mötet inte startar i tid.

8. Osakliga diskussioner
Att hålla sig till dagordningen är en god idé. 21 % stör sig på att agendan inte följs.

9. Folk som går tidigare
Smiter du i förväg? Det kan vara en dålig idé. 18% stör sig på folk som går innan mötet är klart.

10. Tysta mötesdeltagare
Att tiga är inte guld. 18% stör sig på folk som inte är aktiva i mötet, utan som istället sitter tysta.
—

OM UNDERSÖKNINGEN: Framtidens Engagemang
Undersökningen genomfördes under november och december 2017 av Norstat på uppdrag av HSB Göteborg, bland 500 bostadsrättshavare i Norstats onlinepanel. De tillfrågade är över 18 år och bor eller har bott i bostadsrätt under de senaste tio åren. 

The post Det stör vi oss mest på i möten appeared first on Byggkontakt.