Skype, Teams, Google Hangout, Zoom och andra lösningar för möten på distans gör det möjligt för medarbetare på många företag och organisationer att jobba hemifrån eller undvika resor nu när Coronaviruset påverkar allt mer. Effektivt menar vissa, slöseri på mötestid menar andra och enligt studien Svenskars möten 2019 finns det mycket som irriterar.

Teknikproblem är det som irriterar flest enligt Fredrik Bauer, initiativtagare till studien, och berättar om en respondent som menar att de lägger runt 10 minuter av varje möte på att alla deltagare ska komma in på mötet, få ordning på mikrofon, skärmdelning etc. innan de kommer igång med själva mötet.

Efter strulande teknik framträder tre tydliga områden som leder till stor irritation; Bakgrundsljud, Dåligt fokus och Bristande dialog.

Småljud blir gigantiska och stör alla

Snörvlingar, tuggummituggande, hundar som skäller, kaffemaskiner som låter – alla småljud fortplantas och blir gigantiska för övriga mötesdeltagare.

Enklaste knepet är att alla som inte pratar sätter sin mikrofon på mute säger Fredrik Bauer och fortsätter: I många program kan mötesledaren styra vem som ska höras men det handlar framförallt om mötesdisciplin och att alla tänker på vilka ljud som finns i deras närhet.

Multitasking ger dåligt fokus

Många upplever fortfarande att ett distansmöte är opersonligt enligt undersökningen och många mötesdeltagare gör annat under mötet eller blir lätt distraherade av något som händer i deras närhet. Det leder till att information behöver upprepas och mötet haltar på många sätt.

Genom att ha en tydlig agenda och syfte för mötet blir det lättare för alla att följa var i mötet ni befinner er och vilka frågor som diskuteras. Kan ni dessutom skicka ut regelrätt information innan mötet och på det sättet använda majoriteten av mötestiden till diskussion tvingas alla att vara aktiva under större del av mötet, tipsar Fredrik Bauer

Svårt med verklig dialog

Vi är vana vid att kunna läsa av varandras kroppsspråk och på det sättet se när en kollega vill säga något eller uppfatta när kollegorna är trötta på att lyssna på mig. Under ett möte på distans har många däremot svårt att veta vems tur det är att prata, irriterar sig på när folk pratar i mun på varandra och har svårt att tolka vad tystnad egentligen betyder.

Mötesledarens roll är ännu viktigare än i ett traditionellt möte. Hen måste tydliggöra vad som gäller för just detta möte, våga bryta av den som pratar för mycket och aktivt inkludera den som har svårare att göra sin röst hörd, menar Fredrik Bauer.

Stor potential för virtuella möten

Som framgår av diagrammet är andelen möten på distans hittills relativt få. Frågan är om Coronaviruset kan ge tekniken en knuff i rätt riktning och att vi lär oss att hantera de utmaningar som tekniken har med sig?

Fem nycklar till ett effektivt möte

Oavsett om ett möte genomförs med alla deltagare på samma plats eller på distans finns, enligt Svenskars möten 2019, fem nycklar till ett effektivt möte.

Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?

Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.

Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!

Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.

Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?

Fler tips och slutsatser från undersökningen finns på https://motesutveckling.se

Om studien

Svenskars möten 2019 genomfördes i början av 2019 genom en webbaserad enkät distribuerad via plattformen Cint. Via Cint kan svar samlas in från en mix av ett stort antal anslutna paneler vilket minskar risken för bias i svaren. De 519 svaren i undersökningen samlades in via 80 olika paneler med olika profil. Urvalskriteriet var heltidsanställda tjänstepersoner på arbetsplatser med minst 26 medarbetare. Urvalet är jämt fördelat mellan kvinnor (51 %) och män (49 %).​

The post Det irriterar oss mest på digitala möten – ökar i takt med Coronas spridning appeared first on Byggkontakt.

ÅF-Infrastructure har på uppdrag av Logicenters inlett ett projekt för att hjälpa företag att energieffektivisera och minska sin klimatpåverkan. I ett första pilotprojekt har en grundlig kartläggning av potentiella åtgärder inom energianvändning genomförts för en av Logicenters samarbetspartners. Resultatet visar att det finns såväl pengar som energi att spara.

Arbetets fokus har legat på att optimera verksamheten och anläggningen samt ta bort kostnader som inte skapar ett värde. Genom att optimera exempelvis belysning och ventilation kan ett företag sänka sin energianvändning utan att använda några större medel.

– Projektet innefattar även ett informationsarbete med de anställda i företaget. Att skapa en
medvetenhet samt förändra attityder och inställning kring energianvändning är viktigt. Vi säkerställer också att maskiner och utrustning endast används när det verkligen behövs,
säger Björn Rinde, energikonsult på ÅF-Infrastructure.

Arbetet visade att det finns stor sparpotential och genom enkla åtgärder kunde verksamheten i pilotprojektet sänka sina kostnader med hela 13 procent. Återbetalningstiden
för kostnaden av utfört arbete skulle i detta fall betala sig på endast sex månader. Logicenters tror nu att efterfrågan på att energieffektivisera är stort bland företag. Målsättningen är att på sikt kunna erbjuda samtliga samarbetspartners ett liknande upplägg.

– Vi har ett ansvar som företag att vara med och bidra till en bättre miljö. Genom att erbjuda
våra kunder ett kostnads- och klimateffektivt alternativ känner jag att vi blir en än mer attraktiv samarbetspartner. Det behöver inte innebära några större investeringar för att klimateffektivisera en verksamhet och potentialen att spara pengar är stor, säger Matthias
Kettelhoit, Commercial Head of Logicenters.

The post Logicenters ska få fler att klimateffektivisera appeared first on Byggkontakt.

Allt fler kontor saknar idag individuella platser för medarbetarna. En sådan typ av flexibla kontor är aktivitetsbaserade, vilket innebär att man ska kunna välja mellan olika arbetsställen utifrån arbetsuppgift. Om arbetet som utförs exempelvis kräver koncentration och ostördhet, eller om en grupp behöver arbeta tillsammans.

Dessa kontor brukar ha många ytor som uppmuntrar till samarbete och som skapar förutsättningar för både spontana och planerade samtal.

Helena Jahncke poängterar vikten av att de aktivitetsbaserade kontoren utformas med utgångspunkt i medarbetarnas arbetsuppgifter och behov. Bara inom storrummet finns stora skillnader om de är utformade för koncentrationskrävande arbete med tydliga förhållningsregler eller om de är mer anpassade för kommunikation och samarbete.

– Det blir ofta problem om man försöker blanda det här utan avgränsningar, säger Helena Jahncke.

Tysta zonen bäst

Forskarna kunde se att man presterar signifikant bättre vid koncentrationskrävande arbete om man kan gå undan till ett tyst rum eller sitta i en tyst zon, än om man sitter i en zon där man får prata fritt.

– Det är därför viktigt att få till zonindelningen och att den blir tydlig för alla. Det får inte bli så att grupper som vill prata sitter precis bredvid en grupp som ska koncentrera sig.

– Man måste skilja de här zonerna åt och skapa förutsättningarna för de olika uppgifter som ska utföras.

Fler växlingar – högre produktivitet

En till aspekt som har betydelse för produktivitet är hur man använder ytorna i det aktivitetsbaserade kontoret.

Helena säger att man, i ett samarbete med gästforskaren Annu Haapakangas från Finland, tittat närmare på studien och då fått fram att fyra växlingar eller mer mellan de här arbetsytorna per dag, gör att man uppskattar att man blir mera produktiv, jämfört med om man inte växlar alls.

– Samtidigt ser vi också att det är negativt ju fler minuter per dag man behöver leta arbetsplats. På tre av fyra kontor såg vi att produktiviteten gick ner.

– Det kan vara avgörande att man erbjuder tillräckligt många platser, som tysta avdelningar, kreativa rum och sociala ytor, så att man verkligen kan få till dessa växlingar utan att de ska vara tidsödande.

Ett nytt arbetssätt

Helena poängterar att det inte bara är att förändra arbetsmiljön och sedan tro att arbetssättet automatiskt förändras. På Trafikverket har man exempelvis nu ändrat fokus och lägger större vikt vid att i första hand ge stöd till att förändra sitt sätt att arbeta och i nästa steg följer förändringar i hur arbetsmiljön är utformad.

– Det kan vara hur man planerar sitt arbete och nyttjar smarta tekniska funktioner för att underlätta arbetet och göra det mer papperslöst. Man kanske behöver hitta nya strategier och lösningar och den omställningen går inte på någon dag.

Viktigast för hög produktivitet

• att medarbetarna är tillfreds med förutsättningarna för avskildhet
• att det finns möjligheter för kommunikation
• att få till växlingar mellan arbetsytor
• att man inte måste leta efter platser och lägga tid på det

Var man kommer ifrån spelar roll

Intressant är också att det har betydelse vilken typ av kontor man kommer ifrån, säger Helena. Om du kommer från cellkontor eller kontorslandskap så ser vi att det är stora skillnader i hur man upplever aktivitetsbaserade kontor.

De som kommer ifrån cellkontor upplever en större försämring av sin arbetsmiljö, med distraktioner och störningar, och det blir en större omställning. Om medarbetaren däremot kommer från ett kontorslandskap så ser vi ingen försämring, kanske för att medarbetarna kan välja att gå ifrån till andra arbetsytor istället för att alla ska vara i samma miljö.

Hälsan oförändrad

Forskarna kunde inte se någon förändring vare sig av den psykosociala arbetsmiljön eller den generella hälsan, inte heller när det gäller sömn eller kroppsliga besvär, efter bytet till aktivitetsbaserade kontor.

– Det kan ju hända att det tar längre tid att se eventuella förändringar när det gäller sömn och hälsa och kroppsliga besvär, men tolv månader efter bytet kunde vi inte se några.

– När det gäller den psykosociala arbetsmiljön så låg medarbetarna i den här studien redan väldigt högt och upplevde bra stöd hos sina kollegor, hade bra social gemenskap och meningsfullt arbete osv. Det här förändrades inte av att man bytte kontor utan den psykosociala miljön var fortsatt bra.

Mer positiva med tiden

Helena säger att forskarna ser att när man väl har fått prova på att sitta i ett aktivitetsbaserat kontor då blir man mer positivt inställd till det och andelen som är positiva har ökat jämfört med innan, men fortfarande föredrar fler än hälften av medarbetarna ett cellkontor efter bytet.

– Intressant är också att över hälften, redan efter tre månader, upplevde att de hade förändrat sitt sätt att arbeta och hantera distraktioner. Till exempel hur man planerar sin arbetsdag och var man förlägger sitt arbete.

Flera hundra deltog i studien

Under tre år har forskarna vid Högskolan i Gävle följt hur cirka 500 anställda vid Trafikverket upplevt de första stora kontorsförändringar som myndigheten genomfört på flera ställen i Sverige. Det gäller övergången från cellkontor och kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontor.

Med hjälp av enkäter fick de anställda svara på hur de mår, hur tillfredsställda de är med olika aspekter i arbetsmiljön, samt hur de upplever att de presterar mm. 110 anställda fick också genomföra koncentrationskrävande uppgifter vid de olika arbetsytorna, samt fick bära rörelsemätare så att man kunde kontrollera den fysiska aktiviteten.

Hallman, D., Mathiassen, S. & Jahncke, H. (2018). Sitting patterns after relocation to activity-based offices : a controlled study of a natural intervention. Preventive Medicine, 111, 384-390. 10.1016/j.ypmed.2017.11.031

Haapakangas, A., Hallman, D., Mathiassen, S. & Jahncke, H. (2018). Self-rated productivity and employee well-being in activity-based offices : the role of environmental perceptions and workspace use. Building and Environment. [Submitted – not available yet].

Fortsatta studier

Helena säger att på ett av kontoren i studien hade man lyckats bra med den här utformningen och de anställda var relativt nöjda, men på två av kontoren fungerade det inte som det var tänkt.

– Vi går nu vidare med en fortsättning av forskningsprojektet. De problem som framkommit försöker man nu åtgärda och det ska några kollegor till mig fortsätta att följa upp.

Hon menar att det är viktigt att komma ihåg att det finns både fördelar och nackdelar med olika kontorsutformningar och vill lyfta fram att aktivitetsbaserat kontor kan skilja sig åt även mellan kontoren i landet inom samma organisation.

– Det är därför viktigt att vi fortsätter arbetet med att klargöra vilka parametrar som är extra viktiga att fokusera på för att få till bra produktivitet och välmående medarbetare.

– Alla avdelningar/grupper på ett kontor kanske inte behöver ha samma utformning av arbetsplatsen och det är inte säkert att alla har samma behov av att byta arbetsytor, säger Helena Jahncke.

The post Att växla miljö på jobbet är produktivt appeared first on Byggkontakt.